Aujourd’hui on se retrouve pour un article un peu différent de d’habitude. Si vous êtes actuellement à fond dans vos préparatifs de mariage, voici quelques petites astuces qui fonctionnent bien et qui vont vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps. Alors on prend un carnet et un stylo et on note !

Créer une adresse mail spéciale

Tout d’abord, voici une super astuce qui vous servira tout le long de l’aventure du mariage, à savoir, créer une adresse mail dédiée uniquement à votre mariage. Pourquoi ? Cela vous permettra de différencier vos mails que vous recevez d’habitude  (factures, travail, suivi de colis, famille, amis, publicité, newsletter, réseaux sociaux,etc.) avec les mails qui concernent le mariage. Je vous conseille donc de le faire le plus vite possible. Lorsque vous avez créé cette adresse unique, transmettez-la aux prestataires, à vos invités et servez-vous en lors de vos achats.

Les prestataires : Vous n’êtes pas sans savoir que la plupart des prestataires fonctionnent par email. Vous allez recevoir un tas de mail, et cela pourra vous aider à vous organiser et vous gagnerez un max de temps ! Par exemple : demande de disponibilité, demande de devis, suivi d’acompte, organisation de la prestation, briefing…

Les achats en ligne : Je suppose que vous allez forcément faire quelques emplettes sur Internet : faire-part, boîte à alliances, livre d’or, cake topper, chemins de table, bonbonnières, éventails personnalisés, confettis, t-shirt pour le brunch, sweat pour la lune de miel, chaussures, matériel pour réaliser des DIY… Tant d’objets que vous attendrez avec impatience. Vous allez donc scruter leur arrivée avec insistance et quoi de mieux qu’une adresse mail spéciale mariage pour regrouper tout ça. Avec elle, vous aurez un champs de vision beaucoup plus large et visualiserez de cette manière le suivi de vos livraisons en un rien de temps. N’oubliez donc pas de vous identifier avec cette nouvelle adresse lorsque vous passerez au paiement de votre commande.

Le suivi avec vos proches : C’est ici que vous échangerez avec vos invités. Ils pourront répondre à votre faire-part pour vous signaler leur présence (ou non). Vous pourrez leur envoyé un mail groupé récapitulatif de l’organisation de la journée. Voici un exemple de mail à envoyer à vos invités deux semaines avant le jour J, pour les mettre dans le mood !

Exemple de mail à envoyer aux invités

Pour le nom de votre adresse mail, ne vous cassez pas la tête ! Vos prénoms et/ou la date du mariage fera très bien l’affaire. De nôtre côté, nous avons opté pour marieetmaxsemarient. De plus, j’ai pris le temps de classer les mails en plusieurs catégories pour y voir encore plus clair. Cela m’a fait gagner un temps fou car à chaque fois que je voulais trouver un mail, je savais où chercher. Et en général en une ou deux minutes, je trouvais. Voici donc les catégories que j’ai créées :

• Achats
• Animation
• Décoration
• DJ
• Festival mariage
• Mariage.net
• Mise en beauté
• Pâtisserie
• Photographe
• Vidéaste
• Wedding Planner

Créer son site de mariage

La deuxième astuce c’est de créer votre site mariage à disposition de vos invités. Tous les mariés connectés aimeront cette idée ! C’est une plateforme simple, pratique et ludique, qui sera utile à vous, ainsi qu’à vos invités. Pensez à le mettre en place environ 8-10 mois à l’avance pour lancer le compte à rebours !  Mais alors pourquoi créer un site de mariage ? Je m’explique !

Un outil pratique : Servez-vous de ce site pour rassembler toutes les informations sur l’organisation de votre jour J : idée générale du mariage, la date, les horaires et les adresses des cérémonies, le plan d’accès, le dresscode, les informations pratiques (babysitter, possibilités d’hébergements, conseils touristiques…), liste de mariage, cagnotte en ligne pour la lune de miel… A vous de décider ce que vous voulez y voir apparaître. Il y a également un espace où vous pouvez rentrer les prénoms des invités et même dresser l’arbre généalogique de votre famille.

Un moyen de communication : C’est le moment de teaser votre joli jour ! Donnez à vos invités l’envie d’y être, laissez-les imaginer l’ambiance et le thème de votre mariage. Ici, vous pourrez également partager avec eux des anecdotes sur vos préparatifs, comment vous avez galérer à trouver votre prêtre, comment vous avez choisi votre lieu de réception, ou bien encore le jour où vous avez trouvé vos alliances. Vous pourrez également poster quelques photos comme le lieu de la cérémonie, un aperçu d’un DIY en cours de préparation, ou encore une photo du gâteau lors de la dégustation. L’idée est de créer en communiquant autour de ce bel événement. Mais cela ne s’arrête pas là, car vos invités pourront également être acteurs en ayant la possibilité de commenter vos publications, de partager des photos, et d’échanger avec les autres invités. Cela peut être un bon moyen pour eux d’apprendre à se connaître.

Un moyen de divertissement : Sur le site internet, il est également possible de créer des jeux ! Nous avions mis en place des sondages et des quizz. Les invités avaient bien joué le jeu, c’était sympa ! De plus, une fois que le mariage sera passé, votre site sera le lieu où vos invités pourront partager leurs souvenirs de votre joli jour en publiant leurs photos et vidéos, ou en laissant un message.

Alors, convaincus ? Pour créer votre site de mariage, rien de plus simple.

Vous trouverez sur internet plusieurs plateformes gratuites. De notre côté, nous sommes passés par Petit Mariage entre amis.

Créer un book de présentation

Le troisième conseil que je peux vous donner est de créer un book Inspiration / Déco / Ambiance de votre mariage rêvé. Je vous expliquais dans l’article Nos premières inspirations et envie pour la décoration de notre mariage, que j’avais réalisé ce book sous forme de powerpoint en incluant point par point, moment par moment, ce que nous souhaitions. J’envoyais systématiquement ce book à chaque prestataire afin qu’ils puissent cerner nos goûts et avoir une idée du rendu final. Ils m’ont tous assuré qu’ils n’avaient jamais vu de « future mariée aussi organisée ». Cela m’a fait extrêmement plaisir ! Et en même temps c’est normal, je jouais un peu ma vie haha. Voici quelques retours des prestataires après avoir visionner notre book :

« Je vous remercie pour votre retour ! Super détaillé en plus ! C’est génial de faire votre rencontre virtuellement. Vous avez de très belles idées et c’est inspirant. »

« Merci pour votre présentation mariage. C’est top de voir des futurs mariés autant investis !!! »

« Au sujet de votre déco du jour J, j’ai vraiment pris plaisir à lire votre superbe document / cahier des charges : vraiment chapeau, votre mariage promet d’être magnifique ! M’étant mariée il y a 3 ans (et étant bien perfectionniste aussi il faut le dire !), je me rends compte du travail que cela représente rien que de réaliser ce type de document. J’espère que vous trouverez tous les prestataires qu’il vous faut pour mener à bien ces beaux projets. »

« Alors déjà tu es une grande malade mais au sens positif du terme et j’adore ça ! Aucune, je dis bien aucune future mariée ne m’avait envoyé un tel book récap’… Même Iris, ma mariée chouchoute Suisse de l’année dernière n’était pas de ce niveau… Je vais lui envoyer un message pour lui dire qu’elle vient de trouver plus passionnée qu’elle ! »

Pour vous aider à visualiser le contenu de notre book, voici la trame et un aperçu des slides du powerpoint :

• Présentation des mariés
• Demande en mariage
• Nos fiançailles
• Le lieu de réception (photos, plan)
• Déroulé du week-end
• Thème déco + couleurs et matières
• Décoration cérémonie
• Décoration cocktail (animations, coin photobooth, plan de table, table livre d’or / urne lune de miel, DIY)
• Décoration dîner (tables, chaises, éclairage)
• Décoration soirée (panneaux, éclairage, buffet de nuit)

Tenir des dossiers

Pour celles qui me connaissent, je suis Miss Fiche ! Quand j’étais adolescente, je placardais des dizaines de post-it partout; dans mon agenda mais seulement… Je fais des fiches pour tout et n’importe quoi mais j’en ai besoin. Cela me motive, cela me fait du bien. Tout le monde dit de moi que je suis une personne organisée. Alors forcément, lorsqu’on a un événement d’une ampleur aussi importante que le mariage, à créer et a gérer, on sort l’artillerie lourde ! Fiches, listes, powerpoint, document word, tableaux excel, book, dossiers… Autant d’outils nécessaires pour planifier votre jour J avec rigueur. Voici donc comment je me suis organisée :

Carnet : Il m’a suivi dès les débuts ! C’était ma petite bible, mon cahier d’Amour que je traînais partout. Il était pratique car il était séparé en cinq parties grâce à des intercalaires intégrés. Dans la première partie, j’ai dressé la liste de nos témoins, puis le premier jet d’invités, le budget, la liste des save the date avec les coordonnées de nos proches. La deuxième partie concernait les chorées à savoir l’ouverture de bal et le  show avec nos amis : liste de musiques, idées, placements… J’ai classé dans la troisième partie du cahier tout ce qui concerne les prestataires à savoir les visites des lieux de réception, la liste des photographes, des vidéastes, des DJ, des fleuristes, les maquilleuses et les coiffeuses. Lors des rendez-vous je notais dans cette partie, les informations et les réponses à nos questions des prestataires. Dans une quatrième partie, j’ai noté à la manière d’un répertoire tout ce qui était sites de papeterie, prestataires de mobilier, marques de robes de mariée, sites et blogs de mariage inspirants, sites e-commerce sur le mariage, et festivals de mariage. Enfin dans la cinquième partie, j’ai noté mes idées concernant le thème, l’ambiance, les animations, les DIY, le  déroulé du mariage, et mes idées pour les cérémonies.

Dossier 180 porte vues : Autant vous dire que celui là, il est costaud ! Dedans nous avons mis nos recherches lieu de réception, recherches prestataires (photographe, vidéaste, DJ, photobooth), inspirations déco, inspirations robes de mariée, suivi de la préparation au mariage pour la cérémonie religieuse, budget général, listing invités, recherches faire-parts, tableau de suivi envoie des faire-parts, essais plan de tables, rétro-planning, factures achats (éléments de déco, goodies, papeterie, objets type livre d’or, cake topper), fiche DIY (idées, recherches, croquis)

Dossier prestataires : Dans un plus petit dossier, j’ai classé ici tous les devis, les contrats, photocopies d’acomptes, et factures de nos prestataires.

Dossier des mariés : Dans celui-ci j’ai répertorié toutes les factures de nos achats concernant la mode et les accessoires à savoir, robe de mariée, veste, tenue civile, chaussures, sac, costumes, boutons de manchettes et alliances.

Dossier « Dernière ligne droite » : Celui-ci je l’ai monté à J-2 mois ! Je voulais ranger dans ce dossier toutes les fiches et documents importants à avoir sur nous jusqu’au mariage. J’emménais ce dossier PARTOUT ! Dans celui-ci on peut trouver tout ce qui est : assurance, timing jour J, listing invités, fiche règlements (paiement des prestataires à J-1 semaine, J-1, Jour J, après le mariage), book déco (liste d’achats à jour, listing éléments déco à fournir, fiches techniques pôle déco), récap déroulé cérémonie laïque, briefing traiteur (contrat, menu du mariage, fiche traiteur, listing boissons, fiche installation déco intérieur et extérieur, fiche régimes alimentaires, implantation, plan de table), briefing prestataires, briefing témoins, foire aux questions (organisation, mairie, église, domaine…), liste des dernières choses à faire (DIY, rendez-vous, prise de contact, déco…)…

Engagez une wedding planner

Alors oui vous avez fait mille listes, oui vous tenez cinq classeurs différents, oui vous vous êtes occupée de l’organisation et de la décoration, oui vous avez créé de A à Z votre journée. Mais pensez au jour J. Qui va s’occuper des derniers détails à mettre en place ?  Qui va trouver des solutions, car vous le savez il y aura toujours deux-trois choses qui ne se passeront pas comme prévu ? Qui va gérer l’arrivée des prestataires, le timing et accueillir vos invités ? Maintenant il est temps de lâcher prise, de vous laisser aller et de déléguer la coordination du jour J en faisant confiance à un professionnel. Dites adieu à vos classeurs, à votre montre ou à votre smartphone ! Oubliez la logistique, le timing et les (mauvaises) surprises de dernières minutes. Un seul mot d’ordre : PROFITER ! On a surement du vous le répéter un nombre incalculable de fois : cette journée passe à cent à l’heure. En faisant appel à une wedding planner pour la coordination du jour J, vous pourrez pleinement profiter de cette journée sereinement.

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J’espère que ces conseils vous seront utiles et vous souhaite de beaux préparatifs ! ♥

 

MARIE